Crise COVID-19
Solution pour le Télétravail
Dans la plupart des cas l’objectif du télétravail est d’offrir aux collaborateurs la possibilité de maintenir la continuité de la communication entre les différentes briques de l’entreprise, les clients et les fournisseurs.
Certains outils sont déjà présents en entreprise, souvent sous-utilisée. D’autres outils, en particulier ceux qui sont dans le cloud, ne sont peut-être pas encore déployer. La crise que nous traversons, initié par le coronavirus, permet de remettre à plat certaines habitudes et méthodes de travail.
C’est peut-être le moment de revoir son organisation et de basculer sur des solutions et outils de gestion qui seraient agiles, modernes et facilement accessibles aux collaborateurs.
Les outils de travail collaboratif ONLINE
- Microsoft Office 365 / OneDrive, TEAMS et SharePoint
La suite de Microsoft n’a plus rien a prouvé en termes d’efficacité. Les utilisateurs connaissent bien l’outil, et la version On Line ne les déroutera pas en regard de la version installée sur le poste du bureau. L’outil OneDrive permet de partager des fichiers dans le cloud de façon simple et s’intègre parfaitement dans la suite Office.
Teams est un nouvel outil très utile pour le suivi des leads, des taches .. Il permet de mieux organiser la communication et évite les innombrables « chaines » de mails, incluant très souvent un fichier lourd, qui plombe les clients de messagerie et perd l’utilisateur dans la myriade d’informations qu’il reçoit toute la journée.
Voir la présentation de Teams sur le site de Microsoft :
https://products.office.com/fr-fr/microsoft-teams/work-remotely
L’excellent site du groupe Mandarine pour vous y former :
https://mooc.office365-training.com/fr/parcours/travailler-en-home-working
MTSI est capable de déployer ce type de solutions..à distance et rapidement ..contactez-nous !
Le pure player web, Google, a sa suite concurrente à MS Office en ligne. L’avantage est que beaucoup d’utilisateurs sont habitués à l’écosystème Google (une majeure partie des employés ont un compte Gmail perso). La prise en main est rapide, les outils les plus souvent utilisés : Mail, Calendrier, Notes…Hangout) sont tous présent dans une seule interface et surtout accessible avec un seul compte.
Pour le travail à la maison, Gsuite permet de travailler simultanément sur des tableaux, des documents en équipe. D’un click on peut répondre à un appel audio ou vidéo… modifier un planning d’un commercial..Ajouter une note/liste de tache dans Google KEEP pour un collaborateur..
M.T.S.I gère plus de 200 utilisateurs sur la plateforme Google Suite. Nous pouvons vous conseiller et déployer ce type de solutions.
- Restez AGILE : Suivi de projet et gestionnaire des tâches comme TRELLO, SLACK ou ASANA
La méthode la plus utilisée pour l’organisation des taches, projets et différents flux reste la méthode Kanban qui découpe en tableau..Puis colonne et enfin carte.
De cette manière on peut organiser ses leads comme par exemple : on ouvre un tableau DEVIS, puis des colonnes A FAIRE, EN COUR, TERMINE, AVERIFIER.. dans ces colonnes on y place nos leads…que l’on déplace en fonction de l’avance de leur statut.
https://trello.com/
https://slack.com/intl/fr-fr/
https://asana.com/fr/teams/sales
Encore une fois, MTSI maitrise ces outils. Un simple appel ou un mail est requis pour vous aider a integrer ces methodes agiles dans votre organisation.
- Outils de CRM comme Salesforce (connectable à SAGE) …ou Freshsales, Hubspot
Ces outils sont merveilleusement efficaces. Le CRM est essentiel à la force de vente. Il permet aux commerciaux, au service marketing et aux cadres dirigeants d’avoir une vue immédiate sur les chiffres et statistiques. L’arrivée de l’intelligence artificielle permet de prévoir des scénarios complexes, de prioriser des taches à votre place, de faire des recommandations, d’anticiper des ruptures de stock…
Le choix d’un CRM mérite une analyse fine post déploiement. Il faut bien recenser les besoins et surtout les solutions de gestions déjà en place pour identifier les « connecteurs » disponibles capable de dialoguer entre le CRM et les applis métiers.
MTSI n’est pas revendeur de ces produits, mais nous avons des partenaires réputés et aguerris prêts à vous accompagner pour leur mise en place.
https://www.salesforce.com/fr/
https://www.freshworks.com/fr/freshsales-crm/
Les outils de visioconférences
Ne pas perdre le contact avec ses équipes, sentir les humeurs et rebooster les liens collectifs …utilisez la visioconférence ou audioconférences.
- ZOOM, TEAMS/SKYPE, WHATSAPP ou HANGOUT/DUO
Ils ont quasiment les mêmes fonctions…
ZOOM relève d’un caractère des plus professionnel avec des fonctions avancées de partage d’écran, fichiers… et une capacité à faire de grande réunion. Cependant un connexion internet de qualité est nécessaire pour éviter les microcoupures, voix hachée et l’utilisation optimale de tous les outils. Dans la version gratuite, limitée à 40min pour 100 utilisateurs.
https://zoom.us/
Google HANGOUT est souvent simple à déployer, car beaucoup d’utilisateurs ont déjà un compte Gmail et n’ont pas besoin de créer un Nième compte sur une Nième plateforme. Il y a le nouveau Google DUO (qui devrait remplacer Google HANGOUT à terme.) qui permet simplement de faire une visioconférence à 8. Google DUO fonctionne un peu comme WHATSAPP, c’est-à-dire qu’il ne faut qu’un numéro de téléphone pour s’y connecter.
https://gsuite.google.fr/intl/fr/products/meet/
SKYPE a été utilisé par beaucoup de monde auparavant souvent banni des entreprises pour cause de saturation de bande passante (ou de suspicion d’espionnage pour certaines administrations…), il est quand même une solution efficace pour la visioconférence. Une conversation de groupe est possible jusqu’à 25 personnes.
WHATSAPP, le dernier venu des solutions, est plutôt utilisé sur les téléphones mobiles..Même si une application sur ordinateurs (MAC & PC) existe. Une fonction de création de groupes de discussion pour faire passer les infos ou faire une conférence vidéo à 4 personnes.
https://www.whatsapp.com/
M.T.S.I est compétent à la mise en service des applis de visio-conférences. Nous avons tous le matériel nécessaire : TV, Videoprojecteur, écrans, webcam, micro déporté bluetooth, mini PC dédié et les supports (pour videoprojecteur et TV) pour intégrer tous cela dans vos bureaux et salles de réunions.
Ensuite, il y a d’autres applis comme VIBER, FACETIME ou encore Facebook MESSENGER …
Enfin pour la téléconférence (aka Audioconférence), notre partenaire OVH propose un service gratuit qui permet de créer un numéro virtuel que les utilisateurs appellent pour rentrer dans la réunion.
https://www.ovh.com/conferences/
